Maßgeschneiderte Beschaffungslösungen

Behörden Spiegel / Mai 2006

Mit einer neuen E-Procurement-Lösung, die kundenspezifische Beschaffungsprozesse mitsamt SAP-Anbindung Online integriert, baut die Schweitzer Gruppe ihre Marktführerschaft als Buchhandelskette weiter aus. Der Anbieter dieser neuartigen Lösung ist der IT-Spezialist IconParc aus München.

Die Schweitzer Gruppe ist mit 25 Buchhandlungen in 22 Städten die grüßte Fachbuchhandelsgruppe im deutschsprachigen Raum. Für ihre Kunden aus den Bereichen öffentliche Verwaltung, Industrie, Banken, Versicherungen und Bibliotheken bietet Schweitzer eine B2C- und B2B-Plattform an (schweitzer-Online), die mit der E-Business Suite der Firma IconParc realisiert wurde, um das Dienstleistungsspektrum zu erweitern und gleichzeitig den Wettbewerbsvorsprung weiter auszubauen, wurde die Plattform um eine Applikation erweitert, so dass nur ein exklusives Outsourcing für sämtliche Prozesse rund um Literarurbeschaffung und -Verwaltung bereitgestellt wird. Diese Weiterentwicklung geht Anfang April 2006 offiziell an den Start. Es wurde wie schon zuvor auf die Software von IconParc zurückgegriffen, da sich die Zusammenarbeit mit dem IT-Spezialisten seit vielen Jahren bewährt hat und die E-Business Suite sich durch die für die neue Applikation notwendige Erweiterbarkeit und Flexibilität auszeichnet, Dieses Portal, das so genannte schweiterConnect, ermöglicht dem Kunden den Online-Zugriff auf sämtliche internen Prozesse und Daten, die ihn betreffen. "Die Bedienungen der Kundenmitarbeiter bei Schweitzer werden per OCI an das SAP-System des jeweiligen Unternehmens übermittelt. Alle anderen Vorgänge und Datenstrukturen werden hingegen in Form eines umfangreichen Webinterface zur Verfügung gestellt und sind den individuellen Bedürfnissen des Kunden angepasst''. so Roland Brückner. Geschäftsführer von IconParc. Auf diese Weise integriert schweitzer.Connect die gesamte Bestandsführung und - Verarbeitung des Kunden nahtlos in die bestellende Online-Plattform. Bestellung, Reklamation, Änderung der Kostenstellen oder der Umlaufteilnehmer, Adressierungen - alle Vorgänge können von den Kundenmitarbeitern effizient und zügig online bearbeitet werden. Dabei wurden auch branchenspezifische Problemfälle gelöst, wie beispielsweise die Verwaltung von Abonnements: Der gesamte Vorgang, von der Bestellung - ebenfalls über OCI - bis zu Folgelieferungen, bei denen die Preise je nach Lieferung schwanken (z.B. Loseblattsammlungen), und etwaigen Änderungen, findet jetzt via Internet statt.

Zusatzservices erzeugen Mehrwert

Schweitzer.Connect bietet noch einiges mehr: So werden die Bestandsinformationen des Kunden bereits bei der Literaturrecherche in der Trefferliste angezeigt. Der berechtigte Mitarbeiter erfährt sofort, welches Buch oder Abonnement wann von wen) gekauft wurde und wie viele Exemplare an welchem Standort in seiner Firma zu finden sind, Die schnelle und katalogübergreifende Suche erleichtert das Arbeiten und sorgt für zuverlässige Ergebnisse. Darüber hinaus kann das Unternehmen die Zugriffsrechte auf das Portal seinen Mitarbeitern jeweils einzeln zuweisen, denn die Verfügung über Bestelllimits sowie die Verwaltung der Bestellungen oder Freigabeprozesse werden ebenfalls in Schweitzer.Connect abgebildet. Nicht zuletzt erlauben die umfangreichen Tools zur Erstellung von automatisierten Managementreports, das Controlling des Kunden mit einzubinden: So kann beispielsweise eine Aufschlüsselung der Kopien nach Kostenstelle und Monat erstellt und dann als Favorit hinterlegt oder als Excelfile heruntergeladen werden. Für die individuelle Auswertung stehen unbeschränkte Freiheitsgrade zur Verfügung. Schweitzer verspricht sich viel von diesem strategischen Schritt, denn der Nutzen des maßgeschneiderten Portals Liegt auf der Hand: "Unsere Kunden werden eine drastische Reduzierung von Prozesskosten erreichen und enorm viel Zeit sparen", erklärt Christian Stein, Leiter' IT bei
Schweitzer. "Indem die Literaturbeschaffung an die Kostenstellen delegiert wird, ist der gesamte Vorgang dezentralisiert, was eine deutliche Effizienzsteigerung im Unternehmen zur Folge haben wird. Die Kunden werden wesentlich transparentere Beschaffungsvorgänge und mehr Überblick über die Kostenverteilung erhalten. Jetzt ist eine centgenaue Zuordnung der Kosten von Fachtiteln und Abonnements auf die Kostenstellen möglich. Und nicht zu vergessen; Die Integration von schweitzer.Connect in unsere Plattform bedeutet, dass die Beschaffungsprozesse bei unseren Kunden ohne Medienbruch verlaufen. was sich positiv auf die Qualität der Abläufe auswirken wird."
Schweitzer.Connect wird vom 16. bis 18. Mai auf der diesjährigen e_procure & supply in Nürnberg der breiten Öffentlichkeit vorgestellt (Halle 12, Stand 125321, wo sie auch die schweitzer.Gruppe und IconParc finden.