Dem Wettbewerb voraus

e-commerce magazin, August 2004

Mit der Realisierung einer E-Business-Plattform bietet ein Werbemitteldistributor seinen Kunden und Mitarbeitern einen signifikanten Mehrwert. über zehn Prozent des Umsatzes wird bereits jetzt über das Web generiert.

Das mittelständische Familienunternehmen Karl Gröner GmbH ist seit seiner Gründung 1946 in den Bereichen Werbemittel, Siebdruck und Dekosysteme erfolgreich tätig. In den letzten Jahren hat sich das Fachhandelsunternehmen als wichtiger Distributor von Werbetextilien auf dem deutschen Markt etabliert. Zu seinen klassischen Kunden zählen Werbetechniker, Siebdrucker, Textildrucker und Messebauer sowie der Einzelhandel, der mit Display- und Dekosystemen beliefert wird. Im Jahr 2003 wurde ein Gesamtumsatz von mehr als 20 Millionen Euro erwirtschaftet, davon bereits weit mehr als zehn Prozent über das Internet. Die Karl Gröner GmbH erkannte früh, dass das Internet als zusätzlicher Vertriebs- und Kommunikationskanal nicht nur die operativen Kosten in den Bereichen Marketing und Vertrieb senken kann, sondern auch die Betreuung ihrer Kunden unterstützen würde. Bereits 1998 wurde deshalb eine erste Website zunächst als reine Informationsplattform implementiert. Dieser erste Ansatz wurde dem hohen Kundenorientierungsgrad der Gröner GmbH nur bedingt gerecht. Es fehlten Direktbestellmöglichkeiten, die Angebote waren selten aktuell dargestellt. Auch die Pflege der Website erwies sich als zu aufwändig. Die Entlastung von Mitarbeitern und Kosteneinsparungen ließen sich auf diese Weise nicht realisieren: Einerseits wurden Prozesse nicht oder nur ansatzweise abgebildet, andererseits verhinderte der zu geringe Automatisierungsgrad Effizienzgewinne. Ein neuer Webauftritt mit einem echten Mehrwert musste her. "Technisch gesehen benötigten wir vor allem eine leistungsfähige, offene Plattform mit modularem Aufbau und konstant erweiterbaren, individuellen Funktionalitäten", erklärt Geschäftsführer Bernd Gröner, der sich bei der Softwarewahl auf Referenzen und Empfehlungen stützte. Er fand in der IconParc GmbH aus München den richtigen Partner. Die Implementierungszeit der E-Business- Plattform betrug damals lediglich vier Monate. Bereits während der ersten Sondierungsgespräche wurde ein Lastenheft erstellt, das sämtliche Anforderungen im Überblick beschrieb und als Basis der im Vor feld der Umsetzung erarbeiteten Spezifikation diente.

Meilensteine im Fokus
Darin wurden beispielsweise die Verzahnung der Unternehmensprozesse, die individuellen Funktionalitäten der Plattform sowie die Infrastruktur-Integration im Detail festgelegt. Hinzu kam die genaue Definition der Umsetzungsphasen und Zuständigkeiten. "Gerade das Festlegen von "Meilensteinen", also die sinnvolle Definition einzelner, in sich abgeschlossener Projektabschnitte, ist für unsere Arbeitsweise entscheidend. So können unsere Kunden Fortschritte bei der inhaltlichen Umsetzung jederzeit nachvollziehen sowie wünschenswerte Abweichungen von der Spezifikation noch während des Projektverlaufs geklärt und direkt berücksichtigt werden. Diese offene und enge Zusammenarbeit sichert unserem Kunden am Ende die Lösung, die anfangs vereinbart wurde", erläutert Roland Brückner, Projektleiter bei IconParc. Das E-Business- Portal integriert den Webshop, das Content-Management- System sowie die Katalogverwaltung, die die Einbindung unterschiedlicher, auf den jeweiligen Geschäftsbereich abgestimmter Katalogtypen und -systematiken unterstützt. Jeder der Gröner-Geschäftsbereiche wird durch eine eigene, farblich angepasste, so genannte VirtualSite repräsentiert (z. B. http://textil.groener. de). Von der Bestellprozessoptimierung profitieren neben externen Nutzern auch Mitarbeiter, die weniger mit Routineabläufen belastet werden und sich daher intensiver um ihre Kunden kümmern können. Seit dem Go-Live im Januar 2003 haben sich mehr als 6.000 Kunden registriert. Bis Mitte 2004 werden bei heutiger Registrierungslage weit mehr als 50 Prozent der aktiven Kunden zu Nutzern der Gröner E-Business-Plattform.

Geringe Fehlerquote
Ein wesentlicher Teil der Bestell- und Lieferprozessabwicklung erfolgt inzwischen über das Web. Aufgrund der nahtlosen Anbindung des Warenwirtschaftssystems konnte die Auftragserfassung und -abwicklung automatisiert und damit die Fehlerquote bei der Auftragsbearbeitung deutlich vermindert werden, was zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beiträgt und Kosten reduziert. Die effiziente Handhabung bei maximaler Flexibilität wird durch die "Snippet-Technologie" (wiederverwendbare, beliebig kombinierbare Inhaltseinheiten) des IconParc ContentManager ermöglicht. Dieser stellt sicher, dass Webredakteure ihre Inhalte einfach generieren und dynamisch auf jeder beliebigen Seite des Webauftritts platzieren können, ohne jedoch Einfluss auf das Look & Feel der im Sinne der Corporate Identity gestalteten Seiten auszuüben.

ROI schnell erreicht
Die Akzeptanz der neuen Lösung ist nicht nur bei Mitarbeitern, sondern gerade auch bei Kunden und Interessenten sehr hoch. Bestehende Kunden schätzen am neuen Webauftritt die wertvolle Informationsquelle und vor allem die effiziente Bestellabwicklung. Dies zeigt auch der hohe Prozentsatz der bereits registrierten Kunden im Verhältnis zur Gesamtkundenzahl. Der ROI der neuen E-Business-Plattform konnte unter anderem Dank Kostenreduzierung und Kundenbindung innerhalb kürzester Zeit erreicht werden. Nach dem Erfolg der vergangenen 18 Monate wird die E-Business-Plattform mit dem TextileTrader erweitert. In der ersten Aufbaustufe können die Gröner-Kunden, das heißt Wiederverkäufer und Textilveredler, das komplette Gröner-Textil-Sortiment als Online-Katalog nahtlos in ihren eigenen Internetauftritt einbinden. Dazu stellen sie aus dem Gröner-Textil-Sortiment ihre persönliche Auswahl zusammen, binden ihr Firmen-Logo ein und passen das neutrale Design der Reseller-Plattform an das individuelle Erscheinungsbild der eigenen Homepage an. Die Textilveredler entscheiden selbst, ob sie die Listenpreise der ausgewählten Artikel anzeigen wollen. Darüber hinaus können sie eine eigene Warengruppenstruktur festlegen. Fragen nach Verfügbarkeit und Lieferfrist aller Artikel werden online beantwortet. Die Katalogdatenerfassung und ständige Aktualisierung der Daten durch Gröner spart Kosten, denn die automatische, zentrale Sortimentspflege bringt alle Produkte täglich auf den neuesten Stand. Die Herstellung und der Versand von Print-Katalogen der Wiederverkäufer und Textilveredler kann vollständig entfallen. Mit dem TextileTrader wird die Karl Gröner GmbH erneut eine Vorreiterrolle spielen. Das Fazit Bernd Gröners lautet: "Alle involvierten Unternehmensbereiche werden stark entlastet und die Resonanz unserer Kunden ist ausnahmslos positiv " wir fühlen uns bereits nach relativ kurzer Zeit in unserer Entscheidung, die Lösung und Dienstleistung der IconParc GmbH gewählt zu haben, bestätigt."

Das Problem
Abbilden des komplexen Informations-, Produkt- und Leistungsspektrums, Integration mehrerer Shops mit unterschiedlichen Katalogsystemen und -funktionalitäten, Automation der Bestell- und Auftragsabwicklung, um Transaktionskosten sowie die Fehlerquote zu senken.

Die Anforderung
Transparente, aktuelle Darstellung des umfangreichen, vielschichtigen Produkt- und Serviceangebots, komfortable Such- und Bestellfunktionalitäten, effiziente Pflege und Auftragsabwicklung.

Die Lösung
E-Business-Lösung mit Webshop, Content-Management-System und umfassender Katalogverwaltung, eigene, farblich angepasste VirtualSites (http://textil.groener.de ) je Geschäftsbereich; umfangreiche Alternativen zur Artikelsuche sowie zum Zugriff auf das Produktsortiment Integration und Online-Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem zur effizienten, fehlerresistenten Bestellabwicklung inkl. Online-Bestellhistorie, Abfragen von Individualpreisen, Verfügbarkeiten etc. Einfache, flexible Erstellung und Platzierung von komplexen Inhalten und personalisierten Aktionen.

Eingesetzte Hard- und Software
Software: IconParc E-Business Suite, Warenwirtschaftssystem "Century Line" der H&S Software Systems GmbH, Windows 2000, MS SQL Server Hardware: Pentium IV, 2GHz mit 512 MB RAM (Web- Applikationsserver), 2x Pentium III, 1,26 GHz mit 1 GB RAM und RAID5-Array (Datenbankserver).